Snel reageren op een aanvraag: de juiste reflexen en wat je moet schrijven
Je telefoon trilt: iemand heeft je een bericht gestuurd op Pambe. Die persoon zoekt iemand om zijn was te strijken, zijn hond uit te laten of zijn mama gezelschap te houden. Dit is het belangrijkste moment. Een snel en duidelijk antwoord, en het contact is gelegd. Een antwoord drie dagen later, en hij heeft vaak al iemand anders gevonden. Zo antwoord je snel en goed.
Waarom de eerste uren tellen
Stel je in de plaats van de persoon die je schrijft.
- Zijn behoefte is vaak dringend. Een hond die dit weekend verzorgd moet worden, een mand was voor maandag, een mama die net uit het ziekenhuis komt.
- Hij neemt soms contact op met meerdere mensen. Degene die als eerste antwoordt, met een duidelijk bericht, heeft een voorsprong.
- Hij vormt zich meteen een beeld van je door je antwoord. Een snel antwoord zegt: « ik ben betrouwbaar, je kunt op me rekenen ».
Je snelheid zie je ook terug op je profiel. Pambe toont daar je gebruikelijke reactietijd, bijvoorbeeld « Reageert meestal binnen een uur ». Die kleine tekst stelt klanten gerust nog voor ze je schrijven.
Je hoeft niet constant aan je telefoon gekluisterd te zitten. Het doel is eenvoudig: antwoorden binnen de dag, en bij voorkeur binnen de eerste uren.
Zet de juiste meldingen aan
Je kunt niet antwoorden op een aanvraag die je niet gezien hebt. Neem vijf minuten de tijd om je meldingen in te stellen.
De Pambe-app op je telefoon
Dat is het handigst. Installeer de Pambe-app en accepteer de meldingen wanneer de app je dat vraagt. Je wordt meteen op de hoogte gebracht als een klant je contacteert of een bericht stuurt, waar je ook bent.
De andere kanalen
In je meldingsinstellingen kies je per type gebeurtenis of je een e-mail, een SMS of een melding wilt ontvangen. Enkele handige instellingen:
- Nieuwe aanvraag / nieuw contact: een klant neemt contact met je op. Dit moet absoluut aan blijven staan.
- Berichten: er komt een nieuw bericht binnen in een van je gesprekken.
- Aanvragen die bij je passen: een klant plaatst een aanvraag die past bij jouw dienst, nog voor hij je contacteert. Een mooie kans om jezelf kenbaar te maken.
- Klanten die op je antwoord wachten: als je nog niet geantwoord hebt, stuurt Pambe je tot drie herinneringen in de uren daarna.
Om SMS’jes te ontvangen, voeg je je telefoonnummer toe en verifieer je het in je profiel. Dat is snel gedaan en het is ook een stap richting badges die klanten geruststellen.
Wat schrijf je in je eerste bericht
Een goed eerste bericht is kort. Vier elementen zijn voldoende:
- Begroet de persoon bij naam en bedank hem voor zijn bericht.
- Zeg duidelijk of je kunt helpen, en wanneer.
- Stel een of twee vragen om zijn behoefte goed te begrijpen.
- Stel een vervolg voor: een indicatieve prijs, een telefoontje, een ontmoeting, een eerste proef.
Vermijd antwoorden van één woord (« ok », « beschikbaar »): die zeggen niet veel en maken geen goede indruk. Vermijd ook een roman: drie tot zes zinnen is perfect.
Voorbeeld: strijken
Hallo Sophie, bedankt voor je bericht. Ja, ik kan je was strijken. Ik strijk bij mij thuis, in Montignies, en geef de was binnen 48 uur terug. Hoeveel stuks heb je ongeveer per week? Mijn prijs is 12 €/u, ik kan een schatting maken voor je mand. Kun je die donderdag afgeven?
Voorbeeld: dierenoppas
Hallo Marc, bedankt dat je aan mij denkt voor Filou! Ik ben vrij van 26 tot 29 december. Voor de oppas stel ik altijd een eerste kennismaking voor, zodat ik hem en zijn gewoontes kan leren kennen. Kan hij goed overweg met andere honden? Ik kan zaterdag in de late voormiddag langskomen, als dat past.
Voorbeeld: hulp aan huis
Hallo mevrouw Dupont, bedankt voor je bericht. Ik kan uw mama begeleiden bij haar boodschappen op dinsdag- en vrijdagochtend. Liever dat ik haar thuis ophaal? Ik stel een eerste bezoek van een uur voor, zodat ze rustig kennis kan maken. Je kunt me de hele dag bereiken via bericht.
Voorbeeld: oppas
Hallo Julie, bedankt voor je aanvraag. Ik ben beschikbaar zaterdagavond van 19 u tot middernacht. Hoe oud zijn je kinderen? Ik heb ervaring met kleintjes, ik ben zelf mama van twee kinderen. Als je wilt, kan ik even langskomen zodat de kinderen me een eerste keer zien.
En als je niet kunt?
Dat gebeurt: je bent niet beschikbaar, de aanvraag valt buiten je aanbod of het is te ver. Antwoord toch, of weiger de aanvraag in Pambe. Een kort bericht is voldoende:
Hallo Paul, bedankt voor je bericht. Helaas ben ik dit weekend niet beschikbaar. Aarzel niet om me een volgende keer opnieuw te contacteren!
De klant kan meteen iemand anders zoeken. En hij onthoudt je als iemand die correct handelt.
Fouten die je duur komen te staan
- Wachten tot je « tijd hebt om goed te antwoorden ». Een kort antwoord nu is beter dan een perfect antwoord morgen.
- De aanvraag niet helemaal lezen. De klant heeft vaak al de datum, het adres en het aantal stuks vermeld. Stel die vraag niet opnieuw.
- Beloven wat je niet kunt waarmaken. Liever een termijn van 48 uur aangeven en die respecteren dan 24 uur beloven en teleurstellen.
- Vaag blijven over de prijs. Een indicatieve prijs, ook al is die bij benadering, voorkomt veel misverstanden.
Na het eerste bericht
Het gesprek is gestart. Voor het vervolg:
- Vat de afspraak schriftelijk samen in het gesprek: de dag, het uur, de plaats, de prijs, wat inbegrepen is.
- Volg de opdracht in Pambe: aanvaard de aanvraag, start de opdracht en markeer ze daarna als voltooid.
- Na de opdracht kan de klant een review achterlaten. Dat helpt volgende klanten om voor jou te kiezen.
Samenvatting
- Antwoord binnen de dag, bij voorkeur binnen de eerste uren.
- Zet de meldingen van de Pambe-app aan en controleer je nummer voor SMS.
- Een eerste bericht in vier stappen: begroeten, zeggen of je kunt, een vraag stellen, een vervolg voorstellen.
- Als je niet kunt, zeg dat dan gewoon.
Je profiel staat nog niet online? Maak het in enkele minuten aan, zonder verplichtingen: de inschrijving wordt aangeboden tijdens de lancering.
